הטמעת מצוינות ארגונית להשגת גמישות תפעולית והגדלת הפריון

הכותב: שי וירט, מנהל תחום Lean, BDO OpEx

יישום תפישות ה Lean  וה Agile מאפשרות פיתוח יכולות בארגון לשיפור תהליכים להשגת: שיפור בעלויות, באיכות והגדלת שביעות רצון הלקוח והשגת שיפור מתמיד ברווחיות הארגון.

גישות הLean  ו Agile הינן תפיסות ניהוליות המאפשרות לארגון לפתח יכולות שינוי מהיר בתהליכי העבודה בהתאם לצרכי השוק המשתנים, פיתוח והעצמת עובדים, מנהיגות מעצבת המאפשרת יכולת קבלת החלטות על סמך עובדות בדרגים הנמוכים ביותר.

גישות אלו מאפשרות לארגון להתאים את התהליכים להגדלת הערך ללקוח, ע"י יצירת אופטימום כללי של זרימת הערך מקצה לקצה לפני אופטימום מקומי וברמת היחידה של המשאבים, הבנת נקודת המבט מעיני הלקוח מהו הערך בעיניו, ומהו בזבוז.  

מיקוד בזרימת הערך ללקוח יגרור בחינה והתאמת מבנה ארגוני לתהליכי הייצור / הפיתוח / השירות שלנו למיקסום הזרימה. עבודה משולבת (collaboration) ע"י צוותי עבודה מולטי דיסציפלינאריים, הטמעת שגרות תכנון וניהול  ליצירת שקיפות ושילוב הגורמים הרלוונטיים בעת ביצוע התכנון ויציאה מהירה למימוש וביצוע ועוד 

האם אתם גמישים תפעולית?

מדד ה Lead Time / Cycle Time הינו מדד מרכזי וקריטי המעיד על הגמישות התפעולית. להלן מספר שאלות לבחינת הגמישות התפעולית שלכם:

• מה משך הזמן שלוקח לייצר מוצר מרגע קבלת ההזמנה?(Time to Market )
• כמה זמן לוקח לסגור הסכם התקשרות עם ספק חדש?
• מה משך הזמן בתהליך העברה מפיתוח לייצור?
• מה משך הזמן הדרוש להסמכת ספקים, עדכון שינוי במוצר, אישורי איכות לחומרים חדשים, קבלה ואישור הזמנה, סבב חתימות וכד' 
• כמה זמן לוקח לבנות ולאשר תקציב, לאשר חשבוניות ולשלם לספקים? 

על מנת ‏לאפשר תגובה מהירה לצרכי השוק ולשינויים החלים בו, אנו צריכים לשפר ולהתאים את תהליכי העבודה שלנו ולוודא שלא מבזבזים זמן יקר עד אספקת התוצר ללקוח. 

הגדלת הגמישות התפעולית והפריון תבוצע ע"י: 

• יצירת תרבות ארגונית של ארגון לומד ומשתפר, המיישם תהליכי פתרון בעיות מהשורש, תוך העצמת העובדים והמנהלים.
• אימוץ גישות ניהול מתקדמות הכוללות יכולת קבלת החלטות מהירה ע"י כלל דרגי הארגון, 
• יכולת למידה ותגובה לשינויים מהירה, 
• עבודה משולבת של דיסציפלינות שונות על תוצרים ללקוח, 
• יכולת ניסוי טעיה ותיקון תוך כדי תנועה ועוד
• צמצום בזבוזים בתהליכים, כלומר הגדלת אפקטיביות התהליכים על ידי צמצום פעילויות מיותרות, מעכבי זמן ומעכבי זרימת הערך. להשגת צמצום התשומות והגדלת התפוקות. 

שבירת פרדיגמות ניהוליות

ארגונים רבים שבויים בפרדיגמות ניהוליות שאינן מתאימות לעולם העסקי החדש המתהווה אשר מעכבות את השגת הגמישות התפעולית.

לאורך השנים התעשיה, הטכנולוגיה, ואיתן גישות הניהול התפתחו ומתפתחות. ניתן לזהות "טביעות אצבע" משמעותיות של גישות ותפישות היסטוריות בהתנהלות הארגונים כיום, ובנוסף אף אימוץ תהליכים וגישות באופן שגוי מכוונת המשורר, ולעיתים ניתן גם לראות המשך אימוץ, שכפול והרחבה של גישות ותפישות שאינן רלוונטיות לעולם החדש כמה דוגמאות:

• גישת הנרי גאנט (תרשים גאנט) שההנחה היתה שנדרש להתחיל לבצע כל פעילות ב-ES (זמן התחלה המוקדם ביותר) שלה. כך בעצם מבוצעים כיום מרבית מתרשימי גאנט לתכנוני פרויקטים. לעומת גישת ה Lean האומרת בצע הכי מאוחר (LS) שאתה יכול ללא דחיית הפרויקט, מאפשר הגדלת הוודאות וצמצום הסיכון ככל שניתן, גישה המותאמת יותר לעולם משתנה ואי וודאי.
• גישות מתורתו של טיילור חלוקה ופישוט המטלות כך שעובד ללא מיומן ידע לבצען ורק פעולה מסוימת, על המנהל לדעת ולהכתיב את אופן ביצוע העבודה, מדידת האנשים וכד', 

לעומת זאת בסביבה העסקית הנוכחית נדרשת גמישות בעבודת העובד, יכולות מרובות, שיפור והתאמת סיבת העבודה ע"י העובדים ואף קבלת החלטות ע"י העובדים ועוד.

• תפישת ניהול עפ"י יעדים (פיטר דרוקר), מדידת תפוקתו של העובד והשוואתה מול היעדים שנקבעו לו הפכו עם הזמן ל "שוט" בידי המנהל הדואג לאופטימיזציה של יעדי היחידה עליה הוא אמון, לעיתים על חשבון זרימת הערך ללקוח. בנוסף מדידה סותרת היוצרת אינטרסים מנוגדים בין יחידות הארגון המעכבת את זרימת הערך ללקוח. 

לעומת זאת, נרצה להשיג הלימה בכלל מטרות הארגון בין יחידות הארגון (גישת Hoshin Kanri) ושרשור המטרות לכלל רמות הארגון תוך היזון חוזר מצידם בהתאם ליכולות והאילוצים, נרצה להשתמש במדידה לטובת שיפור מתמיד ושהעובד ימדוד את עצמו על מנת שידע אם הוא בדרך הנכונה או סוטה ממנה ונדרש לתקן.

לסיכום, גמישות תפעולית והגדלת הרווחיות ניתן להשיג ע"י פישוט תהליכים, צמצום הבזבוזים בין הממשקים, הלימה במטרות הארגוניות, תרבות של שיפור תהליכים ויכולת קבלת החלטות מהירה בכלל רמות הארגון. 

תוצרי יישום התפישה: זמני תגובה מהירים, איכות ביצוע גבוהה, גילוי מוקדם של תקלות ובעיות איכות, מדידה ומעגלי שיפור קצרים המאפשרים גמישות תפעולית, ארגון לומד המשתפר כל הזמן, הגדלת שביעות רצון הן של העובדים והן של הלקוחות. שיפור בעלויות, באיכות והגדלת הרווחיות. תפישה זו רלוונטית לכלל יחידות הארגון ולכלל סוגי התעשייה